Цифровую подпись в цифровых документах ставят в тех же случаях, что и в бумажных. Цифровая подпись используется для аутентификации (Проверка подлинности. Процесс выяснения, кем (чем) в действительности являются те или иные люди (или продукты) и в качестве кого (или чего) они хотели бы выступать. Таким процессом является, например, подтверждение источника и целостности опубликованного кода программного обеспечения с помощью проверки цифровой подписи, использованной для подписания этого кода.) цифровой информации — например, документов, сообщений электронной почты и макросов — с помощью методов компьютерной криптографии. Цифровые подписи помогают удостоверить следующее:

Authenticity Цифровая подпись помогает гарантировать, что лицо, поставившее подпись, — тот, кем он является в действительности.

Integrity Цифровая подпись помогает гарантировать, что содержимое документа не менялось и не подделывалось после ввода цифровой подписи.

Non-repudiation Цифровая подпись помогает доказать любой из сторон авторство подписанного содержимого. «Отказ» означает, что владелец подписи отрицает свою связь с подписанным содержимым.

Для выполнения этих гарантий создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Цифровая подпись является действующей (Действительный. Характеризует статус сертификата, проверка которого по базе данных центра сертификации показала, что он является законным, действующим, не был просрочен или отозван. Документы, подписанные действительным сертификатом и не изменявшиеся с момента их подписания, считаются действительными.).

Это значит, что сертификат (Сертификат. Цифровое средство обеспечения тождественности и подлинности. Сертификаты выпускаются центрами сертификации, и как в случае лицензии на драйвер, их действие может истекать или же они могут быть отозваны.) данной цифровой подписи является действующим (не просроченным).

Лицо или организация, поставившая цифровую подпись, именуемая издателем, является законным владельцем цифровой подписи (Доверие. Доверие к отдельному лицу или группе, которой выдан сертификат. Настройкой по умолчанию является наследование доверия от поставщика. Это означает, что сертификату доверяют, если доверенным является его поставщик, обычно, центр сертификации.).

Сертификат цифровой подписи выдан издателю компетентным Удостоверяющим центром (Центр сертификации (ЦС). Коммерческая организация, выпускающая цифровые сертификаты, отслеживающая, кому они были назанчены, подписывающая сертификаты для удостоверения их подлинности и следящая за истечением срока действия выпущенных сертификатов и их отзывом.).

Приложения Система Microsoft Office 2003 или 2007 проверяют эти требования и предупреждают о наличии проблем с цифровой подписью. Дополнительную информацию см. в разделе Как определить достоверность цифровой подписи справочной Системы Microsoft Office 2003 или 2007 .

Добавить видимые строки подписи в документ для ввода одной или более цифровых подписей.

Добавить невидимую цифровую подпись в документ.

Различия между этими способами и подробности введения цифровой подписи в документ каждым из них описаны в следующих разделах.

Добавление одной или более строк подписи в документ Приложение Система Microsoft Office 2003 или 2007 позволяет вставить в документ строку для цифровой подписи. Такие строки можно добавлять только в документы Word или книги Excel. Строка подписи выглядит как обычное место для подписи в печатном документе, но работает по-другому. Когда строка подписи вставлена в документ Office, автор документа может предоставить сведения о предполагаемом лице, которое будет подписывать документ, а также поместить инструкции для этого лица. Когда электронная копия документа отправлена лицу, которое будет его подписывать, последний видит строку подписи и уведомление о том, что требуется его подпись. Можно щелкнуть строку подписи и поставить цифровую подпись в документе. Затем можно впечатать подпись, выбрать цифровое изображение своей подписи или подписать документ вручную, используя графические возможности планшетного компьютера. Одновременно с появлением в документе видимого представления подписи, добавляется цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того, как в документе появилась цифровая подпись, он становится доступен только для чтения, чтобы не допустить внесение изменений. Возможность сбора цифровых подписей с использованием строк подписи в документах Office позволяет организациям использовать безбумажные процессы заверения таких документов, как контракты или другие соглашения. Строки подписи в документах Office имеют следующие два преимущества — в отличие от подписи бумажных документов — они могут предоставить сведения о том, что именно было подписано, а также позволяют проверять подпись в будущем.

1. Поместите указатель мыши в то место в документе, где необходимо добавить строку подписи.

2. На вкладке Insert в группе Text наведите указатель мыши на стрелку рядом с Signature Line и выберите затем Microsoft Office Signature Line.

3. В диалоговом окне Signature Setup введите сведения о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены прямо под строкой подписи в документе.Выполните любое из следующих действий: § Введите имя подписывающего лица в поле Suggested signer.

§ Введите название должности подписывающего лица (если таковое имеется) в поле Suggested signer's title.

§ Введите адрес электронной почты подписывающего лица (если таковой имеется) в поле Suggested signer's e-mail address.

4. Если необходимо снабдить подписывающее лицо какими-либо инструкциями, впечатайте их в поле Instructions to signer. Инструкции отображаются в диалоговом окне Signature, в котором лицо ставит подпись.

5. Если необходимо дать возможность подписывающему лицу добавлять комментарии к подписи, установите флажок Allow the signer to add comments in the Sign dialog. 6. Если необходимо отобразить дату подписывания документа, установите флажок Show sign date in signature line.

7. Нажмите кнопку OK.

8. Для добавления дополнительных строк подписи, повторите шаги 1 - 7.

Подписывание строки подписи в документе

При введении подписи в строки подписи в документе Office можно добавить как видимую подпись, так и цифровую.

1. Выделите в документе строку подписи, в которую нужно ввести подпись, двойным щелчком мыши.

2. В диалоговом окне Signature выполните одно из следующих действий:

§ Введите свое имя в поле рядом с X, чтобы добавить печатную версию подписи.

§ Нажмите кнопку Select Image, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Select Signature Image найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Select.

§ Введите свое имя в поле рядом с X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

§ В диалоговом окне Signature нажмите кнопку Sign. Добавление невидимой цифровой подписи в документ Если нет необходимости вставлять видимые строки подписи в документ, но нужно гарантировать подлинность, целостность и происхождение документа, добавьте невидимую цифровую подпись в документ. Такие подписи можно добавить в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint. В отличие от строки подписи, невидимая цифровая подпись не видна в содержимом документа, но позволяет получателю документа определить, что документ имеет цифровую подпись, отобразив ее, или отыскав кнопку Signatures в строке состояния внизу экрана. После того, как в документе появилась цифровая подпись он становится доступен только для чтения, чтобы не допустить внесение изменений.

1. В меню File выделите пункт Finish затем нажмите Add a Digital Signature.

2. Если нужно обозначить цель подписывания документа, введите эту информацию в поле под надписью Purpose for signing this document в диалоговом окне Signature.

3. Нажмите кнопку Sign.